Để có hoạt động sản xuất hiệu quả, các doanh nghiệp thường tự đề ra hoặc dựa vào các quy tắc, nguyên tắc có sẵn. Một trong số đó thì quy tắc 4M có hiệu quả quản lý trong sản xuất tốt nhất. Vậy 4M là gì và những nhân tố nào đã tạo thành quy tắc 4M. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.
1. Khái niệm 4M
Quy tắc 4M đối với doanh nghiệp hoạt động sản xuất được coi như là một kỹ thuật quan trọng sử dụng để quản trị quá trình sản xuất. Quy tắc 4M được tạo thành từ 4 yếu tố là nguồn nhân lực, các trang thiết bị, các nguyên vật liệu và phương pháp hoạt động.
2. Nhân tố của quy tắc 4M
Nhân tố chính tạo thành quy tắc 4M là Man, Machines, Materials Methods
Man – Nguồn nhân lực
Con người chính là nhân tố 4M trực tiếp quyết định lớn đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Con người là yếu tố 4M giúp chi phí doanh nghiệp tiết kiệm, nhưng vẫn đảm bảo sản phẩm chất lượng cao. Để đánh giá chất lượng lao động phù hợp với 4M thì dựa vào trình độ chuyên môn, tay nghề, ý thức trách nhiệm và khả năng phối hợp trong công việc.
Machines – Trang thiết bị
Yếu tố 4M là trang thiết bị với sự phát triển tiên tiến cũng đóng vai trò quyết định quan trọng đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Với những doanh nghiệp có dây chuyền sản xuất tự động hóa hàng loại sản phẩm thì các trang thiết bị, công nghệ doanh nghiệp sở hữu càng quan trọng. Việc sở hữu công nghệ lạc hậu trong xã hội phát triển sẽ khó cho doanh nghiệp có sản phẩm có chất lượng cao, đem lại sự hài lòng cho khách hàng về giá thành và chất lượng. Do đó, khi áp dụng quy tắc 4M, doanh nghiệp cần chú trọng đến phát triển công nghệ sản xuất.
Materials – Nguyên vật liệu
Quy trình cấu thành một sản phẩm chất lượng thì không thể không nói đến yếu tố nguyên vật liệu của 4M. Muốn sản phẩm đầu ra tốt thì chất lượng nguyên vật liệu đầu vào phải đảm bảo tốt. Nguyên vật liệu chất lượng khác nhau sẽ làm sản phẩm có chất lượng khác nhau. Do đó, trong 4M, sự đồng nhất trong sản phẩm khi doanh nghiệp sử dụng nguyên vật liệu có tính đồng nhất.
Để đảm bảo sản phẩm tạo ra đúng chất lượng yêu cầu, nguyên vật liệu cần được cung cấp tại một hệ thống cung ứng nhất định với sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung ứng và doanh nghiệp sản xuất.
Methods – Phương pháp
Yếu tố còn lại của 4M là phương pháp. Doanh nghiệp có phương pháp hoạt động hiệu quả sẽ phản ánh hoạt động quản lý. Vì vậy, muốn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng thì cần hoàn thiện khả năng tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
Các nhân tố tạo thành 4M thì yếu tố con người mang tính quyết định đến sản xuất nhất.
3. Cách thức tác động đến 4M
Để có một mô hình 4M hiệu quả, chúng ta cần đề ra các bước sau:
- Mục tiêu mong muốn đạt được;
- Lập kế hoạch để đạt mục tiêu đó;
- Xác định nguồn lực lượng lao động cần thiết;
- Xác định các nguồn cung ứng;
- Chuẩn bị các biện pháp sử dụng nguồn lực hữu ích.
4. Ứng dụng 4M vào sản xuất
Dựa vào các yếu tố cấu thành 4M, ứng dụng chúng vào sản xuất thông qua các câu hỏi như sau:
Nguồn nhân lực:
- Tuyển dụng nhân viên đạt tiêu chí như nào?
- Cách nào để nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp?
- Làm thế nào để nhân lực làm việc đạt năng suất nhất?
Trang thiết bị:
- Thiết bị nào phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp?
- Bày trí và sử dụng thế nào để phát huy tối đa công suất của trang thiết bị?
- Bao lâu thực hiện bảo trì và cách làm như thế nào?
Nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu nào cần cho việc sản xuất? Số lượng là bao nhiêu?
- Thời gian cần mua nguyên vật liệu tiếp là khi nào? Và bao lâu vận chuyển tới?
- Làm thế nào để chất lượng và tiến độ hàng cung ứng, sử dụng và tồn kho nguyên vật liệu có thể đạt hiệu quả cao nhất?
Phương pháp:
- Quy trình sản xuất như thế nào?
- Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm cần có.
- Đề ra các định mức trong gia công sản phẩm.
- Tiêu chí đánh giá một sản phẩm.
5. Phương pháp giám sát sản xuất với 4M
Nhằm giảm thiểu các sản phẩm không đủ tiêu chuẩn, năng suất được nâng cao thì việc giám sát, kiểm tra nhà máy và kiểm soát sản xuất bằng quy tắc 4M là quan trọng.
Nguyên vật liệu
Trong 4M, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu. Do đó, các nguyên vật liệu đầu vào cần kiểm tra chặt chẽ. Cách thức kiểm tra với 4M là đánh giá qua các bước thực hiện. Ví dụ:
- Thời gian vận chuyển, bốc xếp đã hợp lý chưa?
- Nguyên vật liệu được xử lý đã hợp lý chưa?
- Số lượng vật liệu tồn trữ là bao nhiêu?
- Sắp xếp vị trí nguyên vật liệu trong kho đã phù hợp chưa?
Kiểm soát, giám sát chặt chẽ quá trình
Với 4M trong sản xuất, cần chú ý kiểm soát các chu trình sau:
- Giao nhận – Bốc xếp hàng hóa.
- Vận chuyển – gia công, chế biến – tồn trữ hàng.
Trang thiết bị, máy móc
Bởi vì trong 4M thiết bị đóng vị trí quan trọng nên không thể bỏ qua quá trình kiểm tra thiết bị. Kiểm tra với 4M bằng các câu hỏi dưới đây:
- Thiết bị, máy móc hoạt động thế nào? Nhân viên có đang vận hành đúng cách không?
- Các thiết bị có phù hợp với quá trình sản xuất đã đề ra không?
- Tiêu hao năng lượng với định mức bao nhiêu?
- Thiết bị có xác nhận kiểm chứng về chất lượng chưa?
- Thiết bị, máy móc đã được đặt ở vị trí hợp lý chưa?
Nguồn nhân lực
Yếu tố quan trọng nhất của 4M, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi dưới:
- Nhân viên cần thỏa những yêu cầu gì để đạt tiêu chuẩn trong công việc.
- Nội quy đã nêu chi tiết những điều được và không được phép thực hiện.
- Bình quân năng suất của một lao động là bao nhiêu? Tinh thần làm việc ra sao?
- Môi trường hiện tại có giúp nhân viên hăng hái làm việc hay không?
- Trong quá trình làm việc, nhân viên đã nâng cao trình độ và có tinh thần cầu tiến chưa?
Các phương pháp đề ra sử dụng hiệu quả 4M
Chất lượng hoạt động của doanh nghiệp sẽ được phản ánh qua hoạt động quản lý. Một số phương pháp để sử dụng 4M hiệu quả như sau:
- Để các phương pháp hoạt động phù hợp với 4M là trình độ quản trị rất quan trọng. Mỗi doanh nghiệp với một cách quản trị khác nhau sẽ góp phần tạo ra chất lượng sản phẩm khác nhau.
- Nếu doanh nghiệp nhìn nhận được vai trò của chất lượng sản phẩm thì doanh nghiệp sẽ tìm cho mình đường lối, chiến lược hiệu quả, phù hợp với 4M.
- Trong 4M, các khâu từ cung ứng nguyên vật liệu, nhân viên , thiết bị hoạt động, quản lý cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên.
- Để thực hiện được các kế hoạch đề ra thì trình độ của các cấp quản lý rất quan trọng. Một phương pháp 4M hiệu quả nhưng không thực hiện được do trình độ yếu kém của ban quản lý sẽ ảnh hưởng tới sản xuất.
- Phát triển môi trường làm việc với hướng khen thưởng, phê bình đúng chỗ, đúng lúc nhằm giúp nhân viên nâng cao tinh thần, trách nhiệm.
Qua bài viết, người đọc hiểu được 4M là gì và cách ứng dụng 4M. Để quản trị sản xuất tốt thì bạn cần có phương hướng, mục tiêu, chiến lược rõ ràng. Và hãy áp dụng hiệu quả 4M vào hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.