Bạn là một người học về chuyên ngành hành chính, liên quan đến công chứng giấy tờ, bạn đã và đang trang bị cho bản thân một khóa huấn luyện về công chứng. Theo lý thuyết thì bạn đã có đầy đủ kiến thức về công chứng, nhưng mở một văn phòng công chứng cho bản thân thì không phải điều dễ dàng. Mở một văn phòng công chứng cần những điều kiện gì? Nếu bạn chưa biết, thì hãy cùng mình đi tìm hiểu về những điều kiện mở văn phòng công chứng mới nhất, được nhiều người áp dụng để mở một văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng?
Văn phòng công chứng có thể là một cơ quan cá nhân, tổ chức, đơn vị tư nhân. Văn phòng công chứng nơi diễn ra hoạt động công chứng, bao gồm xác thực, chứng nhận, hợp pháp hóa theo quy định của hợp đồng, chứng nhận các giấy tờ,…theo quy định của pháp luật ( Luật công chứng).
Để hoạt động được một văn phòng công chứng, thì chúng ta cần phải đảm bảo yếu tố, đó là phải được các cơ quan có thẩm quyền cho phép, cấp giấy phép hoạt động thì văn phòng công chứng đó được xem là văn phòng công chứng đạt chuẩn. Hiện nay có rất nhiều văn phòng công chứng, không được các cơ quan có thẩm quyền cho phép hoạt động nhưng vẫn hoạt động vì thế chúng ta cần phải xem xét trước khi đến văn phòng công chứng để công chứng các giấy tờ liên quan hiệu quả, không bị sai lệch theo quy định pháp luật, luật công chứng.
Tiếp theo chúng ta đi tìm hiểu về những đặc điểm vốn có của một văn phòng công chứng là như thế nào?
- Thứ nhất: mỗi văn phòng công chứng đều được cấp một con dấu để công chứng các giấy tờ, các con dấu của mỗi văn phẩm đều khác nhau. Và con dấu đó sẽ được hợp pháp theo quy định của pháp luật và luật công chứng. Con dấu này dùng để đóng dấu trên các giấy tờ để chứng nhận, xác thực.
- Thứ hai: mỗi văn phòng công chứng có ít nhất hai người công chứng viên để thực hiện quá trình công chứng, và những người công chứng viên này cũng phải đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật, luật công chứng về những quy định để làm công chứng viên tại văn phòng công chứng.
- Thứ ba: văn phòng công chứng không những có con dấu riêng mà còn có tài khoản ngân hàng riêng biệt, tài khoản ngân hàng này cũng là nguồn tài chính để thực hiện quá trình công chứng (tiền phí công chứng) và các nguồn thu khác. Tài khoản ngân hàng riêng này giúp văn phòng công chứng tự chủ tài chính, duy trì hoạt động và cũng phải đảm bảo hợp pháp theo quy định của luật công chứng.
- Thứ tư: văn phòng công chứng sẽ không có một thành viên góp vốn nào tham gia, xây dựng một văn phòng công chứng. Theo như chúng ta biết, người có vị trí cao nhất tại văn phòng công chứng đó là trưởng văn phòng công chứng, trưởng văn phòng công chứng muốn làm được chức vụ này, thì phải đảm bảo việc hành nghề công chứng phải hoạt động trên hai năm thì mới được vào vị trí trưởng phòng công chứng.
Văn phòng công chứng sẽ giúp chúng ta những gì?
- Đối với khách hàng: giúp các hoạt động liên quan đến công chứng được diễn ra một cách thuận tiện, nhanh chóng, an toàn và đúng theo quy định của pháp luật. Thông thường khi bạn muốn công chứng thì bạn đến các nơi cơ quan có thẩm quyền như là xã, phường của bạn đang ở, thì bạn mới thực hiện được quá trình công chứng, hoạt động công chứng ở đây mất rất nhiều thời gian.
- Đối với các cơ quan có thẩm quyền thực hiện quá trình công chứng: giảm bớt gánh nặng về số lượng người đến các cơ quan có thẩm quyền để công chứng, số lượng quá nhiều sẽ làm cho thời gian công chứng kéo dài và có khi không được thực hiện vì số lượng quá nhiều. Từ khi văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được số lượng những người đến đây để công chứng, thay vào đó họ sẽ đến văn phòng công chứng, sẽ giúp được những người công chứng thực hiện hoạt động công chứng của mình một cách nhanh chóng, mà vẫn đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
- Đối với văn phòng công chứng: việc thực hiện các quá trình công chứng, văn phòng công chứng sẽ thu được một khoản phí nhất định tùy theo hoạt động công chứng đó, khoản phí này sẽ giúp văn phòng công chứng duy trì, hoạt động một cách ổn định và lâu dài.
Những điều kiện mở văn phòng công chứng
Điều kiện mở văn phòng công chứng bạn cần phải thực hiện và đảm bảo được những điều kiện gì?
Thứ nhất, bạn phải đảm bảo được điều kiện về loại hình văn phòng công chứng và công chứng viên:
Theo như quy định của bộ luật công chứng vào năm 2014, thuộc vào điều 22 của luật công chứng thì văn phòng công chứng phải đảm bảo được yếu tố có ít nhất hai công chứng viên trở lên để thực hiện quá trình công chứng tại văn phòng công chứng và văn phòng công chứng là một cơ quan, tổ chức, đơn vị tư nhân hoạt động quá trình công chứng, phải đảm bảo được, đúng theo các quy định của luật công chứng đưa ra.
Tại bộ luật công chứng năm 2014, ở điều 8, công chứng viên phải đảm bảo được những yếu tố sau đây:
- Công chứng viên phải là công dân Việt Nam địa chỉ thường trú có trong hộ khẩu ở Việt Nam.
- Có phẩm chất tốt tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, đạo đức tốt.
- Để trở thành công chứng viên bạn phải hoạt động trong ngành từ 5 năm trở lên và phải có bằng cử nhân về luật.
- Bên cạnh đó cần phải bồi dưỡng cho mình những kỹ năng, khoa học về công chứng tại các cơ sở hướng dẫn, dạy về nghề công chứng.
- Phải vượt qua được tất cả các bài kiểm tra để trở thành công chứng viên và phải có đầy đủ sức khỏe để thực hiện quá trình công chứng.
Thứ hai, bạn cần phải đảm bảo về điều kiện về người đại diện của văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật:
Cũng tại vào bộ luật công chứng năm 2014, ở điều 22 của bộ luật công chứng, người đại diện của văn phòng công chứng là trưởng phòng công chứng, phải đảm bảo có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trở lên( 2 năm làm công chứng viên) thì mới được làm trưởng phòng công chứng của phòng công chứng.
Thứ ba, bạn cần phải đảm bảo về điều kiện tên gọi của văn phòng công chứng:
Cũng ở bộ luật công chứng năm 2014, ở điều luật 22 của luật công chứng, tên gọi của văn phòng công chứng, phải kèm theo họ và tên của trưởng phòng công chứng của văn phòng công chứng đó. Tên gọi của văn phòng công chứng không được trùng với các cơ quan tổ chức, đơn vị văn phòng công chứng khác, đảm bảo đúng thuần phong mỹ tục, truyền thống lịch sử, văn hóa, xã hội và đạo đức của Việt Nam.
Thứ tư, cần phải đảm bảo về điều kiện con dấu của văn phòng công chứng:
Theo như quy định của luật công chứng năm hai không 14, tại điều 22 của luật công chứng thì mỗi văn phòng công chứng đều có con dấu riêng, phải đảm bảo điều kiện con dấu không có hình quốc huy khi đóng dấu, được dùng đúng vào các hoạt động công chứng.
Đó là toàn bộ những thông tin có liên quan đến điều kiện mở văn phòng công chứng mới nhất hiện nay, được nhiều người sử dụng. Mong rằng, thông qua bài viết này sẽ giúp bạn tích lũy một kiến thức cơ bản nhất để bạn thực hiện cho bản thân một văn phòng công chứng khi thỏa mãn được những điều kiện trên.