Trong kinh tế, logistic hay kế kiểm thì khái niệm credit note và debit note không còn gì xa lạ. Tuy nhiên, chắc hẳn không phải ai cũng biết đến chúng. Ở một số quốc gia rất nghiêm khắc trong việc phát hành hay sửa đổi hóa đơn. Chính vì thế để sự ra đời của 2 loại chứng từ này, góp phần giúp giải quyết bất tiện này. Cùng đến với bài viết hôm nay để hiểu hơn về credit note là gì, và khi nào chúng sẽ được phát hành. Đồng thời phân biệt được hai loại chứng từ credit và debit note.
1. Tổng quan về Credit note
Credit note là gì?
Credit note – cũng có thể gọi Credit memo là một tài liệu pháp lý tương tự như hóa đơn, được nhà cung cấp phát hành. Là chứng từ xác nhận việc hoàn lại toàn bộ hoặc một phần cho người mua, theo giá trị của hóa đơn đã được phát hành hoặc đã thanh toán.
Credit note sẽ được phát hành khi có nhu cầu hủy bỏ một phần hay toàn bộ số tiền của hóa đơn vì một số lý do nào đó. Việc chi trả có thể bằng tiền mặt, hàng hóa hay chiết khấu cho lần mua sau, …. Sở dĩ có credit note là để không để hồ sơ kế toán bị ảnh hưởng. Bởi vì một số quốc gia như Hoa Kỳ, Anh, Úc, … không được phép xóa, sửa đổi hóa đơn đã phát hành. Vì thế nhờ vào credit memo sẽ giúp nhà cung cấp xóa số tiền nhầm lẫn hoặc cần thay đổi khỏi hồ sơ tài chính mà vẫn giữ hóa đơn gốc.
Các trường hợp phát hành Credit note
Một số trường hợp dẫn đến việc phát hành giấy báo có là:
- Người mua, khách hàng yêu cầu trả lại đã nhận hàng hóa đã mua hay dịch vụ vì bất kỳ lý do gì, trong thời gian hàng hóa dịch vụ đó vẫn có giá trị bảo hành. Ví dụ như: hàng bị lỗi, hư sau một thời gian ngắn sử dụng, …
- Số tiền chi trả cho hàng hóa trên hóa đơn bị cao hơn so với thỏa thuận. Vì thế việc xuất credit note để hoàn trả lại phần chênh lệch đó cho người mua.
- Hàng hóa bị hư hỏng, do quá trình vận chuyển, dẫn đến sự từ chối nhận hàng từ khách hàng. Hoặc giao nhầm sản phẩm, các thông số so với trao đổi ban đầu không khớp. Hay trường hợp giao thiếu sản phẩm cho người mua.
- Người mua muốn thay đổi đơn hàng nhưng hóa đơn đã phát hành.
- Sản phẩm đáng lẽ có giảm giá, chiết khấu, tuy nhiên nhà cung cấp xuất hóa đơn lại thiếu trừ phần giảm giá, làm người mua phải chi nhiều tiền hơn để mua.
Credit note sẽ gắn với hóa đơn, tuy nhiên chúng vẫn có thể được phát hành một cách đơn lẻ, để dùng cho hóa đơn khác sau này. Sự trừ lại phần chiết khấu về sau này cũng được xem là một cách giúp kích cầu, khách hàng sẽ quay lại lần sau. Tóm lại bạn sẽ sử dụng credit memo khi có nhu cầu thay đổi hoặc xuất lại hóa đơn với bất cứ lý do gì.
2. Credit note được phát hành như thế nào?
Trong trường hợp bạn tạo lập hóa đơn bằng phần mềm thì thông thường các phần mềm sẽ có sẵn lựa chọn Credit note, bạn có thể dễ dàng tạo lập một sự điều chỉnh cho hóa đơn. Một credit memo sẽ thể hiện số dư âm của hóa đơn.
Có nghĩa là nếu như hóa đơn ban đầu (gốc) của bạn có giá trị 20 triệu, nhưng vì một số lý do nào đó mà bạn muốn hủy toàn bộ hóa đơn, nhưng không thể hủy thì sẽ phát hành một credit memo có giá trị -20 triệu. Nếu như bạn tính nhiều hơn 10% cho hóa đơn trước của khách thì bạn sẽ điều chỉnh bằng cách phát hành credit memo với số tiền -2 triệu.
3. Những yếu tố trong Credit note
Như đã đề cập ở trên, thì một credit note sẽ tương tự như một tờ hóa đơn hay một đơn mua hàng. Nhà cung cấp sẽ bao gồm sản phẩm, số lượng , giá thỏa thuận, …Tuy nhiên, đối với loại hình này sẽ không đòi hỏi yêu cầu cao như một tờ hóa đơn thông thường bạn thấy. Cấu trúc của nó sẽ ít chặt chẽ hơn.
Với credit note có thể chi trả lại cho khách hàng thông qua trả tiền mặt trực tiếp hoặc sẽ trừ cho những lần mua sau, tuy nhiên đa số những nhà cung cấp thường sẽ chọn phương án 2 là chi cho lần sau, nhằm kích cầu.
Sau đây là một số mục nên có trong credit note:
- Ngày phát hành
- Số (số này sẽ liên kết với hóa đơn), để phục vụ cho việc tìm kiếm. Dễ dàng tra khảo thông tin khi cần thiết
- Số điện thoại (thông tin) của người mua
- Các điều khoản thanh toán
- Chi tiết liên hệ (tên của công ty/ địa chỉ, địa chỉ giao nhận) của bên phát hành và bên mua.
- Lý do phát hành credit memo
- Chữ ký/ chữ ký điện tử của bên phát hành
Một lưu ý đó là bạn nên ghi rõ đây là credit memo để tránh nhầm lẫn với hóa đơn. Bởi vì chúng có cấu trúc khá giống hóa đơn. Đồng thời nếu như hóa đơn trước của bạn, hàng hóa có tính đến thuế VAT, thì buộc credit memo của bạn cũng phải có VAT (tiền trước thuế, VAT và tiền sau thuế).
4. So sánh Credit note và Debit note
Debit note là gì?
Debit note hay debit memo là một tài liệu pháp lý tương tự như credit note, tuy nhiên khác với debit note chúng sẽ được phát hành bởi người mua hàng, để điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn đã phát hành, do phát hành sai hoặc một số nguyên do nào đó.
Debit note như một giấy tờ để người bán thông báo đến người mua cho một sự điều chỉnh tăng trong hóa đơn ví dụ như: người mua muốn gia tăng số lượng sản phẩm muốn mua nhưng đã lỡ phát hành hóa đơn, hoặc cũng có thể là bằng chứng do người mua tạo ra để cung cấp thông tin về hóa đơn sắp tới, như một lời nhắc nhở các khoản đến hạn. Chúng thường được sử dụng giữa các doanh nghiệp với nhau (mô hình B2B).
Đôi khi debit note được xem như giấy tờ để nới tín dụng (nhà cung cấp đã giao hàng nhưng chưa nhận tiền). Hay một sự điều chỉnh trong hóa đơn. Ví dụ: nếu số tiền mà người mua trả cho nhà cung cấp cho hóa đơn trước bị thấp hơn thực tế, do một số sai sót. Thay vì phát hành thêm hóa đơn thì có thể phát hành debit note.
Debit note thường được phát hành dưới hai form: có thể là biên lai (sẽ phát hành khi người mua chưa thanh toán hoặc thanh toán thiếu) và có thể là dạng bưu thiếp (mang mục đích nhắc người mua)
Credit note và Debit note khác gì nhau?
Điểm giống nhau: Cả credit note và Debit note đều là những tài liệu, chứng từ điều chỉnh hóa đơn, để sửa chữa những thiếu sót hay sự bổ sung sau khi đã phát hành hóa đơn. Mà không cần phải chỉnh sửa hay hủy hóa đơn đó. Tuy nhiên hai chứng từ này ngược nhau và không giống nhau. Sau đây là một số điểm khác biệt của hai loại chứng từ này:
| Credit note | Debit note | |
| Bên phát hành | Sẽ được phát hành bởi nhà cung cấp (bên bán) cho bên mua | Thông thường là người mua gửi cho người bán. |
| Hướng điều chỉnh | Điều chỉnh giảm hóa đơn gốc | Điều chỉnh tăng số tiền của hóa đơn ban đầu |
| Mục đích | Điều chỉnh giảm một phần hoặc toàn bộ số tiền của hóa đơn trước do sai sót hay một số sự cố xảy ra. | Người mua đề nghị xuất credit memo, yêu cầu một sự tăng giá trong giá trị của hóa đơn gốc. |
Việc lập những hóa đơn sai số tiền hay việc hoàn trả lại hàng hóa do lỗi là xảy ra rất nhiều. Vì thế, sự ra đời của credit memo trở nên vô cùng hữu dụng, giúp các doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động sửa đổi dễ dàng hơn. Mong rằng thông qua bài viết, chúng tôi đã giúp các bạn cũng đã nắm được credit note là gì, sử dụng khi nào và cần có những thông tin gì. Và biết phân biệt được credit memo và debit note.